pengoperasian alat kantor

MENGOPERASIKAN DAN MERAWAT ALAT-ALAT KANTOR

A)    Perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang  yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan

Jenis-jenis perlengkapan kantor

·         Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1)      Barang habis pakai

Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai, hal ini mengandung arti bahwa barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.

Misalnya: kertas, tinta, karbon, pensil, map dsb.

2)      Barang tidak habis pakai

Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.

Misalnya: mesin tik, perforator, gunting lemari arsip, pesawat telepon dll.

·         Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung dan sebagainya.

Istilah-istilah perlengkapan kantor:

·         Bekal kantor (Office Supplies)

Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya: kertas, tinta, karbon dll

·         Mesin-mesin kantor (Office Machine)

Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik.

Macam-macam mesin kantor antara lain:

a.       Mesin tik (type writer)

b.      Mesin dikte (Dictating Machine)

c.       Mesin hitung (calculating machine)

d.      Mesin keperluan surat menyurat (Mailing equipment)

e.       Mesin pengganda dokumen ( Duplicator/copier)

f.       Mesin komunikasi (Comunication Equipment)

·         Peralatan kantor (Office Appliances)

Adalah segenap alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.

v  Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson adalah:

§   Bak surat (desk tray)

§   Kalender meja (desk calendar)

§   Mistar (ruler)

§   Pena (pens)

§   Tangkai pena (pens holder)

§   Pensil (pencil)

§   Pensil warna (colored pencil)

§   Penghapus pensil (eraser)

§   Kertas isap (blotter)

§   Gunting

§   Stapler

§   Bak untuk jepitan kertas

§   Bak untuk jarum

§   Bak untuk karet gelang

§   Jepitan berkas (binder)

§   Cap tanggalan (band dater)

§   Bantalan cap (stamp pad)

§   Formulir permintaan keperluan tulis menulis.

v  Macam-macam peralatan yang termasuk mesin kantor sudah disebutkan di atas.

·         Perabot kantor (Office Furniture)

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.

Macam-macam perabot yang paling utama adalah:

1)      Meja tulis, meja mesin tik dan meja komputer

2)      Kursi

3)      Lemari yang dapat dikunci

4)      Rak buku/arsip

5)      Box, peti kayu.

Syarat-syarat meja kantor

1)      Dari meja sampai permukaan lantai tidak seluruhnya tertutup, agar peredaran udara dapat berlangsung secara lancar.

2)      Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak menyilaukan mata para pegawai yang memakainya.

3)      Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan

Meja kantor dapat dibedakan sebagai berikut:

§  Menurut bahan yang digunakan:

1)      Meja kayu digunakan untuk meja tulis

2)      Meja metal, baiasanya diproduksi oleh pabrik dan terbuat dari metal atau baja tipis untuk meja tulis.

§  Menurut ukuran dan fungsinya:

1)      Meja besar atau satu biro, yaitu meja yang mempunyai ukuran sebagai berikut:

a.       Panjang 121,5 cm atau 130 cm

b.      Lebar 71 cm atau 80 cm

c.       Tinggi 74 cm

Meja tersebut biasanya digunakan oleh direktur

2)      Meja sedang atau meja setengah biro, yaitu meja yang mempunyai ukuran:

a.       Panjang 96,5 cm

b.      Lebar 71 cm

c.       Tinggi 71 cm

Meja tersebut biasanya digunaka oleh kepala bagian

3)      Meja biasa yaitu meja yang dipakai oleh pegawai biasa, meja tersebut memiliki ukuran

a.       Panjang 120 cm

b.      Lebar 70 cm atau 72 cm

c.       Tinggi 75 cm

4)      Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out. Untuk meja tik tingginya lebih rendah dari meja biasa, kurang lebih 62 cm.

5)      Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, meja rapat pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan.

Persyaratan untuk kursi yang baik menurut Prof Ralph Barnes adalah:

1)      Kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pemakai.

2)      Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka baja serta tempat duduknya dari kayu

3)      Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang

4)      Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.

Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi rendahnya termasuk kursi yang baik dan paling enak dipakai untuk berbagai pekerjaan kantor. Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak membaca, sebaiknya kursi kerjanya berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih.

·         Perabot kantor tempelan (office Fixture)

Adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya: lemari, rak yang menempel dinding.

·         Hiasan kantor (Office Ornament)

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan dalam kantor.Misalnya lukisan/gambar-gambar, bunga, akuarium, lampu hias, dll

·         Pesawat kantor

Adalah semua mesin komunikasi yang membantu kegiatan komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi diantaranya:

a.       Intercom

b.      Telepon

c.       Handphone

d.      Switchboard

e.       Loudspeaking telephone

f.       Dictaphone

g.      Teleks

h.      Faxcimile

·         Alat Bantu peraga (audio visual aids)

Adalah alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi anatara pendengar dan penyaji. Berikut adalah contoh-contoh alat bantu peraga:

a.       Tape recorder

b.      VCD/DVD player

c.       Radio

d.      Televisi

e.       Slide projector

f.       Film

g.      Over head projector

h.      Proyektor LCD

i.        Chalk board dan white board

j.        Grafik dll

B)    Pengadaan Perlengkapan Kantor

1.      Pengertian pengadaan perlengkapan kantor

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .

Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

a.       Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan

b.      Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan

c.       Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

d.      Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan

e.       Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan

f.       Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan.

2.      Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

a.       Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang

b.      Petugas memeriksa persediaan barang digudang

c.       Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.

d.      Meminta persetujuan kepada pimpinan

e.       Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian

f.       Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.

g.      Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan  buku penerimaan barang

h.      Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.

3.      Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakai

Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk meperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

a.       Buku induk barang inventaris

Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor  dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama               : ……………………..

Alamat                        : ……………………..

No. Urut

Tanggal Pembukuan

Kode Barang

Nama Barang

Ket.Barang (merk, ukuran dsb)

Jumlah

Nama Satuan

Tahun Pembuatan

Asal Barang

Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan barang

Keadaan Barang

Harga

Ket.

b.      Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk  mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai)

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama                           : ……………………..

Alamat                                    : ……………………..

Golongan Barang        : ……………………..

Kode Barang               : ……………………..

No. Urut	No. Urut Buku Induk	Kode Barang	Nama Barang	Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran)	Jumlah	Nama Satuan	Tahun Pembuatan	Keadaan Barang	Harga	Lokasi	Ket.

c.       Buku catatan barang non inventaris

adalah buku yang digunakan  mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama                           : ……………………..

Alamat                                    : ……………………..

No. Urut

Nama Barang

No. Kartu Stock

Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran)

Jumlah

Nama Satuan

Tahun Pembuatan

Asal Barang

Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan dokumen

Keadaan barang

Harga

Ket.

Satuan

Jumlah

C)    Menggunakan Peralatan Kantor

1.      Stop map (folder)

Adalah alat berukuran folio yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah, atau catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara. Stop map mempunyai lipatan ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen.

2.      Sneelhecter map

Adalah map dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-surat atau warkat yang telah diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan alat pelubang kertas yaitu perforator.

3.      Ordner

Alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah diproses. Alat ini hampir sama dengan sneelhecter map dengan daya tampung yang lebih banyak.

4.      Letter Opener

Merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor yang menerima surat ± 1000 buah setiap harinya.

5.      Numbering machine ( Mesin pemberi nomor)

Merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk memberi nomor, baik pada surat maupun pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.

6.      Paper clip (jepitan kertas)

Merupakan alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

7.      Staples remover (pengungkit staples)

Alat yang digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan warkat sehingga terlepas lagi menjadi lembaran.

8.      Nietjes atau staples

Alat yang berupa kawat yang dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukan pada stapler atau hecht machine.

9.      Stapler (Hect machine)

adalah alat yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar rapid an tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu lembar.

10.  Spindle file (tancapan warkat)

Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas sehingga dapat berdiri dan diletakan di atas meja.

11.  Cap tanggal (stamping date)

Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal dari suatu hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.

12.  NCR paper (No Carbon Required paper)

Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas  (tulisan) apabila terkena tekanan, sehingga dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon.

13.  Perforator (pelubang kertas)

Perforator disebut juga Punched Card Machine merupakan alat yang digunakan untuk melubangi kertas sehingga mudah disimpan dalam sneelhecter map.

Cara menggunakan perforator:

a.       Lipat kertas yang akan dilubangi, pada bagian tengah sisi kiri untuk mendapatkan titik tengah dan rapikan kertas.

b.      Masukan kertas pada perforator, dan paskan pada petunjuk alat yang menunjukan garis tengah, sampai tepi kertas menyentuh batas kertas pada perforator.

c.       Tekan perforator sampai berlubang.

14.  Komputer

Secara umum computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat  sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

a.       Hardware (perangkat keras)

§  CPU

Merupakan otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk, VGA card, sound card yang tersusun di atas sebuah motherboard.

§  Monitor

Adalah layar sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.

§  Keyboard (papan tuts)

Yaitu bagian computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang berfungsi untuk in put data ke CPU.

§  Mouse

Digunakan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan meilih obyek.

Peralatan pelengkap computer dalam hal ini hardware:

§  CD/DVD ROM Drive

Alat yang digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan melihat pada monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan kabel yang terhubung dengan komputer.

§  CD/DVD

Adalah sebuah pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada walnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca dan tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan CD/DVD-RW.

§  USB Flash Drive

Sering disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih awet dan lebih banyak menyimpan data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya karena ukuranny yang kecil sehingga flash disk mudah jatuh,  hilang atau tercecer.

b.      Software (perangkat lunak)

Software diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang biasanya digunakan computer dengan system windows:

§  Microsoft word (pengolah kata)

Suatu program atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit naskah, membuat table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi.

§  Microsoft Excel (pengolah angka)

Program ini digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan atau berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.

§  Microsoft Access (pengolah data)

Program ini digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.

§  Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)

Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD Projector.

c.       Brainware

Adalah personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.

15.  Printer

Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik di atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:

a.       Dot matriks printer

Sistem kerja printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin ketik.Printer dot matriks masih banyak digunakan karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan system impact hasil ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu dot matriks juga dapat digunakan untuk kertas bersambung (continous paper) maupun untuk kertas khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah dot matriks menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak grafik, maupun foto serta lambat dalam mencetak.

b.      Ink Jet Printer

System kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya lebih halus dan detail. Printer ink jet dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge. Kekurangannya adalah adalah rentan air, oleh karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu sebelum digunakan. Hasil cetakan tinta refill juga kulitas cetaknya jauh dibawah tinta asli.

c.       Laser printer

Printer ini mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro magnetic seperti pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya karena sebuah cartridge toner bisa menghasilkan ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi, sampai ratusan halaman per menit, dan hasilnya amat tajam.

16.  Mesin Tik Manual

Mesin tik dikenal ada 3 model yaitu:

a.       Mesin tik standar

Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran mulai dari 13” sampai dengan 27”.

b.      Mesin tik semi standar

Mesi tik berukuran gandaran 13” dilengkapi tabulator penuh.

c.       Mesin tik portable

Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran antara 9,5” hingga 10”. Mesin ini praktis karena dapat di bawa kemana-mana.

17.  Mesin Tik Elektrik

Adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan tenaga listrik. Cara bekerjanya hampir sama dengan mesin tik manual, hanya saja tulisan yang akan kita ketik dapat disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila sudah yakin untuk dicetak tinggal tekan tombol enter.

18.  Mesin fotokopi

Adalah alat yang untuk menggandakan dokumen yang juga bisa memperbesar dan memperkecil ukuran dari yang asli. Mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang mendekati aslinya tetapi berwarna hitam dan putih.

19.  Mesin penghancur dokumen/kertas

Mesin ini digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain

Cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:

a.       Siapkan kertas yang akan dihancurkan, tetapi terlebih dahulu hilangkan paper clip atau staples yang ada pada kertas

b.      Nyalakan mesin dnegan menekan tombol on.

c.       Masukan kertas yang akan dihancurkan.

d.      Jika sudah selesai tekan tombol off, dan ambil potongan kertas dari kotak untuk dibuang.

20.  Mesin stensil

Adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master yang disebut dengan stensil sheet.

21.  Overhead Projector (OHP)

Merupakan media komunikasi visual yang dipegunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparency film yang diletakan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Transparancy film adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik

22.  LCD Projector

Alat yang digunakan untuk memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari computer ke layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital oleh karena itu alat ini harus dihubungkan dengan alat digital seperti kamera, computer, laptop.

Cara pengoperasian LCD Projector:

a.       Pasang layar putih di depan LCD

b.      Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA in pada prroyektor LCD lalu hubungkan ujung lainnya dengan konektor VGA computer.

c.       Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor LCD dan ujung lainnya dengan sumber listrik.

d.      Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor LCD terlebih dahulu daru nyalakan computer.

e.       Sesuaikan posisi fokus dan zoom.

23.  Mesin scanner

Merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dll. Hasil pemindaian akan ditransfer ke computer sebagai data digital. Komputer juga harus diinstall dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan. Cara penggunaan scanner:

a.       Scanner dihubungkan ke computer dan nyalakan tombol kontak.

b.      Buka aplikasi scanner yang ada di computer

c.       Buka tutup scanner lalu masukkan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di computer secara otomatis menscan data tersebut dan menaruhnya di dalam computer.

24.  Mesin Binding

Merupakan mesin yang digunakan untuk menjilid buku atau laporan dengan menggunakan kawat penguat yang berbentuk spiral atau plastic yang berbentuk spiral. Penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm, tergantung pula pada besar atau kecilnya kawat/plastic spiral yang digunakan.

25.  Mesin absensi

Merupakan mesin yang digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan dapat dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan). Ada 3 jenis mesin absensi semacam ini, yaitu:

a.       Yang menggunakan kartu absensi

Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukan waktu pada saat itu.

b.      Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dnegan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetic (biasanya terdapat di samping atau di atas mesin)

c.       Dan yang menggunakan pengenal sidik jari

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat untuk men-scan sidik jari.

26.  Facsimile

Merupakan mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan system komunikasi sambungan kabel.

27.  Cara penggunaan facsimile:

Mengirim facsimile:

a.       Letakan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya.

b.      Memasukan nomor yang dituju dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual.

c.       Setelah itu tekan tombol start.

Menerima facsimile:

a.       Angkat gagang telepon

b.      Tekan start jika terdengar bunyi facsimile (bunyi beep)

c.       Ketika muncul tulisan receive pada layar telepon, letakan gagang telepon.

30.  Multi Function Device (MFD)

Mesin ini disebut juga All In One (AiO) yaitu mesin yang memiliki beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus, diantaranya fungsi print, facsimile, scan dan fotokopi serta telepon.  Sebagian MFD bshksn berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.

D)    Perawatan Peralatan Kantor

Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.

Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:

a.       Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi

b.      Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.

c.       Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.

d.      Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang

e.       Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.

f.       Pemakaian yang kasar

g.      Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan

h.      Kehilangan atas alat-alat kecil

i.        Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya

j.        Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat

materi pelajaran 2

MEMELIHARA STANDAR PRESENTASI PRIBADI

1.      Pentingnya Grooming dalam Penampilan Prima

• Pengertian grooming adalah penampilan diri seseorang yang terjaga dan selalu rapi.
• Grooming dalam penampilan prima adalah penampilan diri seorang petugas pelayanan pada saat dia bekerja memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.
• Cara agar berpenampilan yang menimbulkan kesan yang menarik adalah

a.       Berpenampilan bersih dan rapi

b.      Tampillah dengan menarik

2.      Arti dan Pembentukan Kepribadian

Kepribadian adalah semua corak kebiasaan manusia yang terhimpun dalam dirinya yang digunakan untuk bereaksi serta menyesuaikan diri terhadap rangsangan baik yang datang dari luar maupun dari dalam.

Perkembangan kepribadian bersifat khas, unik, dan dinamis. Artinya, selama individu masih hidup, belajar dan bertambah pengetahuan, pengalaman, serta ketrampilannya maka ia akan semakin matang dan mantap kepribadiannya.

Menurut Sigmund Freud (sarjana psikologi Jerman) menyebutkan bahwa kepribadian  (jiwa) dibentuk oleh 3 kekuatan, yaitu :

1.      Id (ech) yaitu nafsu/ keinginan, berisi dorongan-dorongan primitif yang belum dipengaruhi oleh kebudayaan atau hasil belajar.

Contoh : dorongan sex, agresi, amarah, dan yang bersifat traumatik.

2.      Super ego (uber ich), yaitu akal sehat, berisi dorongan-dorongan untuk berbuat baik sebagai hasil belajar thd kebudayaan.

3.      Ego (ich) yaitu perilaku/ tindakan, adalah sistem energi yang langsung berhubungan dengan dunia luar.

Frued juga menjelaskan bahwa untuk menyalurkan dorongan-dorongan primitive yang tidak dibenarkan oleh superego maka ego mengembangkan mekanisme pertahanan diri dalam diri manusia, yaitu sebagai berikut:

1.      Repression (represi). Sesuatu pengalaman yang menyakitkan akan ditekan ke alam ketidaksadaran

2.      Reaction formation (pembentukan reaksi). Individu bereaksi sebaliknya dari apa yang diinginkan agar tidak melanggar norma.

3.      Displacement (penempatan diri yang tidak tepat). Pihak ketiga yang menjadi sasaran oleh karena ia tidak mampu melakukannya kepada orang kedua.

4.      Projection (diproyeksikan) Kesalahan sendiri dilempar kepada orang lain.

5.      rationalization (mencari pembenaran). Mencari alas an yang masuk akal untuk menutupi kesalahannya.

6.      Surpression (menekan diri).Menekan dorongan atau keinginan yang dianggap membahayakan dan melanggar norma-norma ke dalam alam ketidaksadaran.

7.      Sublimation (mencari tindakan yang lebih sesuai) Dorongan atau keinginan yang tidak dibolehkan super ego (akal sehat) tetap dilakukan dengan tindakan yang lebih sesuai dengan norma yang berlaku.

8.      Compensation (kompensasi). Menutupi kekurangan dengan cara berprestasi di bidang lain.

9.      Regression (Regresi) menghindari kelemahan atau kegagalan dengan cara kembali ke taraf yang lebih rendah.

Tipe-tipe Kepribadian menurut Jung :

·         Berdasarkan fungsinya :

a.       Kepribadian Rasional, yaitu kepribadian yang dipengaruhi oleh akal sehat.

b.      Kepribadian Intuitif, yaitu kepribadian yang dipengaruhi oleh firasat atau perasaan kira-kira

c.       Kepribdian Emosional, yaitu kepribadian yang dipengaruhi oleh perasaan.

d.      Kepribdian Sensitif, yaitu kepribadian yang dipengaruhi oleh kekuatan pancaindera sehingga cepat bereaksi.

·         Berdasarkan reaksi thd lingkungan :

a.       Kepribadian Ekstrovert, yaitu keribadian yang bersifat terbuka, berorientasi ke dunia luar, sehingga sifatnya ramah, senang bergaul, dan mudah menyesuaikan diri.

b.      Kepribadian Introvert, yaitu kepribadian yang bersifat tertutup dan berorientasi kepada diri sendiri, sehingga sifatnya pendiam, jarang bergaul, suka menyendiri, dan sukar menyesuaikan diri.

c.       Kepribadian Ambivert, yaitu kepribadian campuran yang tidak dapat digolongkan ke dalam kedua tipe tersebut di atas oleh karena sifatnya bervariasi.

·         Ciri-ciri kepribadian yang baik, diantaranya :

a.       Adanya pengendalian diri dan pengendalian hawa nafsu

b.      Adanya mawas diri atau introspeksi diri

c.       Jujur dalam sikap dan perbuatan

·         Faktor yang membentuk kepribadian

a.       faktor biologis

b.      faktor kultural dan peradaban

c.       faktor kekeluargaan

d.      faktor sosial dan lingkungan

3.      Cara mengendalikan / mengetahui kekuatan pribadi

§  Kekuatan pribadi adalah kemampuan  atau potensi diri yang dimiliki oleh seseorang, yang masih terpendam di dalam dirinya yang menunggu untuk diwujudkan menjadi suatu manfaat nyata dalam kehidupan diri manusia.

§  Pribadi manusia menurut Sujanto dkk, tumbuh dari 2 kekuatan pribadi :

a.       Kekuatan dari dalam yang dibawa sejak lahir

b.      Kekuatan dari luar / faktor lingkungan

§  Penggalian kekuatan pada pribadi kita akan menghasilkan pengetahuan tentang bakat, minat, sikap dan kreatifitas.

1.      Bakat ( aptitude )

Berdasarkan referensi ada beberapa jenis bakat, yaitu :

a.       Bakat verbal, diungkapkan dalam bentuk kata-kata

b.      Bakat  numerikal, diungkapkan dalam bentuk angka

c.       Bakat skolastik, kombinasi kata dan angka.

d.      Bakat abstrak, bakat yang bukan angka dan kata, bentuknya pola, rancangan, diagram dsb.

e.       Bakat mekanik, tentang prinsip IPA, tata kerja mesin.

f.       Bakat relasi ruang, mengamati

g.      Bakat kecepatan, ketelitian klerikal

h.      Bakat bahasa

2.      Minat

Minat adalah usaha dan kemauan untuk mempelajari dan mencari sesuatu

  Minat biasanya berhubungan dengan bakat dan keadaan lingkkungan yang mempengaruhinya.

3.      Sikap

Sikap merupakan hasil pembelajaran dan praktek ditambah dengan perubahan perilaku yang sesuai dengan sikapnya.

4.      Kreatifitas

Adalah potensi seseorang untuk memunculkan sesuatu yang baru.

Cara memanfaatkan kekuatan pribadi

a.       Berfikir dan bertindak seperti orang yang anda kagumi

b.      Memiliki prinsip / acuan perilaku yang kuat

c.       Tidak mudah terpengaruh oleh ejekan yang sifatnya sesaat.

d.      Berdisiplin, konsekuen, dan konsisten dalam berbuat baik.

e.       Mampu mengendalikan dan menjaga stabilitas emosi dsb.

Cara membangkitkan kekuatan pribadi

a.       Disiplin dalam hidup sehari-hari

b.      Dapat mengendalikan emosi

c.       Bertanggungjawab terhadap pekerjaan dan mempunyai sifat ingin meringankan tugas orang lain.

d.      Senantiasa tampil mempesona

e.       Berusaha melakukan kebiasaan yang baik, antara lain sbb :

1.      Senantiasa menepati janji

2.      Hadir di tempat kerja tepat waktu

3.      Menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal yang telah ditentukan

4.      Selalu memperhatikan kebersihan dan keindahan lingkungan

5.      Berusaha menyampaikan informasi yang benar

4.      Etika Profesi

·         Merupakan norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah dan ukuran-ukuran yang diterima dan ditaati para pegawai / karyawan.

·         Tata krama yang baik secara umum.

Tata krama atau etiket yaitu tata cara pergaulan antar manusia yang meliputi aturan-aturan, sopan-santun, tata tertib yang harus dipatuhi dalam pergaulan.

5.      Bahasa Tubuh

·         Bahasa tubuh  mencakup kepribadian dan berbagai ungkapan atau gerak tubuh, mulai dari mengedipkan mata sampai bahasa isyarat yang dibuat oleh orang tuli untuk menyatakan maksudnya.

·         Beberapa tips bahasa tubuh dari James K.Van Fleet :

a.       Berdiri tegak, dengan dada ditonjolkan ke depan berarti mempunyai rasa percaya diri.

b.      Tampak rileks, hindari kesan panik dengan berhenti mencoret kertas saat rapat atau dengan cara menarik nafas dalam-dalam dan hembuskan perlahan.

c.       Pertahankan  ekspresi netral dan menyenangkan saat berhadapan dengan orang lain.

d.      Tatap orang langsung dimatanya, yang menunjukkan citra yang kuat.

e.       Lindungi wilayah anda

f.       Gerakkan tangan atau lengan untuk menegaskan sesuatu secara efektif.

g.      Pertemukan ujung-ujung jari.

·         Cara membangkitkan komunikasi Non Verbal yaitu :

Komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori benda lainnya, komunikasi dengan gerak isyarat dan dengan gerakan tubuh.

Ada 3 tingkah laku non verbal yang sering mewarnai komunikasi yaitu : kinetik (gerak), paralinguistik dan proksemik.

a.       Perilaku kinetik meliputi gerak tubuh, seperti gerakan badan, anggota tubuh, ekspresi wajah, gerak mata, dsb.

Contoh :

-          Kontak mata langsung menunjukkan adanya kesiapan dalam wawancara / hubungan interpersonal.

-          Mata berkerut, menunjukkan tengah berfikir, sedang bingung.

-          Tangan diangkat dengan jari dikepalkan, menunjukkan siap / keberhasilan.

b.      Paralinguistik

Adalah jenis komunikasi yang berkaitan dengan cara bagaimana seseorang mengucapkan / menyampaikan pembicaraan dan sekaligus menunjukkan keadaan emosi dan sikapnya.

c.       Proksemik

Adalah keterkaitan individu yang berhubungan dengan keadaan dari dalam lingkungan / ruangan.

           

                        Tata Krama dalam Jamuan Bisnis (Table Manner)

Etiket atau tata krama dalam acara jamuan bisnis antara lain :

h.      Datang tepat pada waktunya acara

i.        Sebelum acara jamuan makan dimulai sebaiknya dimulai dengan saling memperkenalkan diri.

j.        Saat jamuan makan dimulai, kita mengambil tempat duduk dan bersiap-siap meletakkan serbet di atas pangkuan kita.

k.      Matikan alat-alat komunikasi agar tidak mengganggu.

l.        Tidak meletakkan benda-benda pribadi di atas meja.

m.    Dahulukan penggunaan alat-alat makan seperti sendok, pisau, garpu, yang dimulai dari urutan paling luar di sisi kiri dan kanan.

n.      Minuman diletakkan di sisi kanan, sedangkan salad, roti di sebelah kiri.

o.      Jaga irama/kecepatan makan kita, jangan terlalu cepat dan bernafsu, dan sebaliknya jangan terlalu lamban.

p.      Selesai makan, lipatlah serbet kemudian letakkan di meja sisi kiri kita.

q.      Jangan bersendawa terlalu keras hingga rekan bisnis kita mendengar, jangan menguap tanpa menutup mulut.

r.        Apabila anda wanita jangan meninggalkan noda lipstick pada gelas dan jangan membetulkan make up wajah dihadapan rekan bisnis.

s.       Tidak merokok di ruang ber AC

t.        Jangan sekali-kali berkumur setelah bersantap dan saat masih di meja makan.

u.      Hindari berbicara pada saat kita mengunyah makanan.

·         Jenis jamuan bisnis

a.       Jamuan bisnis dengan hidangan makanan ringan, antara lain :

-          Coffee morning                       - jam 10.00 – 11.00 WIB

-          Tea party / afternoon tea         - jam 16.00 – 17.00 WIB

-          Coktail party                           - jam 18.00 – 19.00 WIB

b.      Jamuan bisnis dengan hidangan makanan lengkap, antara lain :

-     Lunch                                      - jam 11.00 – 13.00 WIB

-     Dinner                                     - jam 18.00 – 22.00 WIB

·         Perlengkapan bersantap dalam jamuan bisnis

1.      Silverware/cutlery

ü  Steak knife                              Soup spoon

ü  Dessert knife and fork              Butter spreader

ü  Fish knife and fork                   Tea spoon

ü  Dinner knife and fork

2.      Glassware

ü  Beer glass                                Wine glass

ü  Juice glass                               Champagne glass

ü  Mug                                         Water goblet

3.      Chinaware

ü  Fish plate                                 Bread and butter plate           

ü  Dessert plate                           Egg stand/ cup

ü  Dinner plate                            Sugar bowl

ü  Show plate                              Coffee cup and soucer

4.      Linen

ü  Table cloth                              Napkin

ü  Skirt                                        Side towl

ü  Moulton

5.      Furniture

ü  Meja

ü  kursi

ariomsano/2012/smkn1kebumen

Senin, 08 Oktober 2012

materi pelajaran 1_lima kd

Administrasi Perkantoran :

Salah satu kompetensi dasar kejuruan yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program studi keahlian Administrasi adalah  “Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran”. Kompetensi ini memiliki 5 (lima) Kompetensi Dasar yaitu :

1.      Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran

2.      Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor

3.      Mengidentifikasi pekerjaan kantor

4.      Mengidentifikasi sarana dan prasarana administrasi perkantoran

5.      Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran

Dalam modul ini dibahas semua materi tentang dasar-dasar administrasi perkantoran. Karenanya dari penyusun  mengharapkan  dengan adanya modul ini  peserta didik memahami prinsip dasar penyelenggaraan administrasi perkantoran sebagai bekal awal peserta didik dalam mempelajari standar kompetensi yang lain di Program Studi Keahlian Administrasi.

Dalam modul ini akan dipelajari tentang apa yang di maksud dengan administrasi perkantoran, pekerjaan kantor, sarana-prasarana administrasi perkantoran serta persayaratan personil administrasi perkantoran.

     

  I.      MENDESKRIPSIKAN  ADMINISTRASI PERKANTORAN

v  Tentang Administrasi

A.     Pengertian Administrasi :

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.

Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti sempit :

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi dalam arti luas :

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh  dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B.     Unsur-unsur Administrasi

1.      Pengorganisasian

Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Manajemen

Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3.      Tata Hubungan

Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.

4.      Kepegawaian

Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

5.      Keuangan

Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6.      Perbekalan

Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.

7.      Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8.      Perwakilan /humas

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

C.     Fungsi Administrasi

1.      Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2.      Fungsi Teknis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

3.      Fungsi Analis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan.

4.      Fungsi Interpersonal

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.

5.      Fungsi Manajerial

Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

v  Tentang Kantor

A.     Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

B.     Tujuan Kantor

Adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

C.     Fungsi Kantor

1.      Menerima informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat,  panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.

2.      Merekam informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

3.      Mengatur informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara  lengkap dan jelas.

4.      Memberi informasi

Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.

5.      Melindungi asset/ harta

Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut  sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab.

D.     Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

E.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.

1.      Kegiatan Kantor

Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan sebagai berikut :

a.      Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran meliputi :

1.      perencanaan gedung

2.      tata ruang kantor

3.      penerangan

4.      ventilasi

5.      perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6.      metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7.      anggaran (budgeting) perkantoran

8.      standar kualitas kerja

9.      sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1.      pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi

2.      pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3.      penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

1.      penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2.      penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3.      pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

4.      penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi

5.      perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan

6.      penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d.      Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Adalah kegiatan  memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Objek pengawasan perkantoran meliputi :

1.      penggunaan peralatan dan perabot kantor

2.      metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3.      kualitas pekerjaan kantor

4.      waktu

5.      biaya perkantoran

2.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :

a.      Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah

1.      faktor keamanan

2.      faktor lingkungan

3.      faktor harga

b.      Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1.      gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2.      gedung memiliki fasilitas yang memadai

3.      harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c.       Peralatan

Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :

1.      Perabotan kantor (office furniture)

Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..

2.      Perbekalan kantor (office supplies)

Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e.       Mesin-mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.

    II.            MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI

A.     Pengertian Organisasi

            Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :

1.      Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu 

2.      Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.          

Ciri-ciri organisasi :

1.      Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)

2.      Ada kerjasama

3.      Ada tujuan bersama

B.     Prinsip-prinsip Organisasi :

1.      Prinsip Perumusan Tujuan

Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

2.      Prinsip Pembagian Kerja

Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

3.      Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.

4.      Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.

5.      Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal.

6.      Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

7.      Prinsip Koordinasi

Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

           

C.     Bentuk-bentuk Organisasi :

1.      Organisasi Garis / Lini

Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.

      Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain :

a.       kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan

b.      proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

c.       rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain :

a.       seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh

b.      biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter

c.       karyawan akan lebih sulit untuk berkembang

2.      Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

      Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli

b.      cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

c.       lebih mudah untuk menerapkan  “ the right man on the right place”

Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya banyak sehingga tidak saling mengenal

b.      koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi

3.      Organisasi Fungsional

Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.

Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain :

a.       pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas

b.      spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan

c.       spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya.

Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah terspesialisasi

b.      karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi

c.       tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

D.     Pengertian Pekerjaan Kantor

Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.

Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

1.      George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

Kesimpulan :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.

E.     Fungsi Pekerjaan Kantor

Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :

1.      Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif  untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

 III.            MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A.     Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9.      Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Typing (mengetik)                                     = 24,6%

b.      Calculating (menghitung)                           = 19,5%

c.       Checking (memeriksa)                             = 12,3%

d.      Filling (menyimpan)                                  = 10,2%

e.       Telephoning (menelepon)                         =   8,8%

f.       Duplicating (menggandakan)                     =   6,4%

g.       Mailing (persuratan)                                =   5,5%

h.      Other (lain-lain)                                       = 12,5%

Total                       = 100%

B.     Ciri-ciri Pekerjaan Kantor :

1.      Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.

Contoh :

Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dll.

2.      Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Contoh :

Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dll.

C.     Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.      Surat

Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2.      Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

a.       Fungsi laporan :

1.      sebagai bahan pertanggungjawaban

2.      sebagai alat untuk menyampaikan informasi

3.      sebagai alat pengawasan

4.      sebagai bahan penilaian

5.      sebagai bahan pengambilan keputusan

b.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

1.      laporan yang dibuat harus jelas dan cermat

2.      harus mengandung kebenaran dan objektivitas

3.      laporan harus lengkap

4.      laporan harus tegas dan konsisten

5.      laporan harus langsung mengenai sasaran

6.      harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat

7.      laporan sebaiknya disertai saran-saran

8.      harus dibuat tepat waktu

c.       Jenis-jenis laporan :

1.      Laporan berdasarkan waktu

2.      Lporan berdasarkan bentuk

3.      Laporan berdasarkan penyampaian

4.      Laporan berdasarkan sifat

5.      Laporan berdasarkan isinya

d.      Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)

3.      Formulir

Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

a.       Keuntungan membuat formulir :

1.      Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas

2.      Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3.      Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan

b.      Fungsi formulir :

1.      Mencari suatu keterangan tertentu

2.      Menghimpun data yang sama

3.      Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda

4.      Sebagai bukti fisik

5.      Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c.       Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :

1.      Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas

2.      perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir

3.      Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4.      Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5.      Formulir dibuat secara sederhana

6.      Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup

7.      Harus ada judul nama formulir

8.      Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan

9.      Cantumkan  nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10.  Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.

4.      Berbagai macam dokumen tertulis

Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.

Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara langsung.

5.      Arsip

Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

     

IV.      MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.

a        Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.)    Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

a)      Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)

b)      Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.

c)      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

(1)         Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2)         Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3)         Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4)         Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5)         Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6)         Peta kota-kota besar

(7)         Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir

(8)         Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9)         Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

(10)     Buku catatan keuangan

(11)     Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

2.)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

a)      Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.

b)      Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

b        Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

c         Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

d        Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.

e         Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

f.       Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

1)      Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

2)      Tujuan tata ruang kantor

a)      Memberikan kenyamanan kepada karyawan

b)      Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal

c)      Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja

d)     Memudahkan dalam pengawasan

e)      Memudahkan dalam memberikan pelayanan

f)       Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja

g)      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

h)      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

i)        Memberikan pencitraan yang baik

3)      Bentuk-bentuk tata ruang kantor

a)      Ruang kantor terbuka (open plan office)

Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor terbuka:

·         Mudah merubah ruangan

·         Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

·         Mudah dalam pengawasannya

·         Menghemat tenaga

·         Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

·         Memperlancar arus pekerjaan

·         Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

Kerugian ruang kantor terbuka:

·         Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia

·         Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu

·         Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b)      Ruang kantor tertutup Closed plan office)

Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor tertutup

·         pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

·         pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang

·         karyawan lebih leluasa dalam bekerja

Kerugian ruang kantor tertutup

·         pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat

·         cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar

·         perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

c)      Ruang kantor semi tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

·         Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

·         kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

4)      Pedoman pembuatan tata ruang kantor

a)      Asas-asas tata ruang kantor

·         Asas jarak terpendek

Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

·         Asas rangkaian kerja

Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.

·         Asas penggunaan seluruh ruangan

Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien

·         Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.

·         Asas perubahan susunan tempat kerja

Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.

·         Asas keamanan dan kepuasan karyawan

Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.

b)     Prinsip-prinsip tata ruang kantor

·         Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan

·         pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

·         alur kerja harus sederhana

·         perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

·         Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama

·         Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

·         Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian depan

·         Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.

c)      Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

(1)   Sistem pencahayaan

§  Natural lighting

Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi, jendela, kaca, dinding dll.

§  Task lighting

Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.

§  Ambient lighting

adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor

§  Accent lighting

Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain yang memerlukan cahaya.

(2)   Sistem warna

Macam-macam warna

§  warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan kuning.

§  warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange mrp campuran wrna merah dan kuning.

§  warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya merah dengan jingga.

Arti warna dan efek psikologinya

§  merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh

§  Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.

§  Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.

§  Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.

§  Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan dingin. dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruangan

§  ukuran ruangan

§  lokasi ruangan

§  lokasi bangunan

§  tipe ruangan

§  bentuk ruangan

§  tinggi ruangan

Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai

§  kantor lebih menarik dan menyenangkan

§  ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan

§  karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan gembira

§  produktivitas meningkat

§  karyawan merasa lebih lega

§  meningkatkan citra yang baik pada perusahaan

(3)   Sistem pengaturan udara ruangan

Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab

§  Menggunakan AC

§  Membuat ventilasi yang cukup

§  Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan

Keuntungan pengaturan udara yang tepat antara lain:

§  karyawan lebih nyaman dalam bekerja

§  semangat kerja meningkat

§  kesehatan karyawan lebih terpelihara

§  produktivitas meningkat

§  kualitas kerja lebih baik

§  memberi kesan baik bagi tamu

(4)   Sistem penataan suara

Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan sulit berkonsentrasi pada pekerjaan.

Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:

§  konsentrasi terganggu

§  semamgat menurun

§  dapat terjadi gangguan mental/syaraf

§  karyawan tambah lelah

§  kesalahan kerja banyak terjadi

§  produktivitas kerja rendah

Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal berikut:

§  ruangan diberi peredam suara

§  dibawah mesin tik diberi alas karet

§  memilih printer yang tidak terlalu bersuara

§  gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan

§  pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus

B.     Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor

a.      Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun untuk satu tahun anggaran.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain:

1)      Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana

2)      Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang dibutuhkan

3)      Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia

4)      Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan operasional

5)      Penyimpanan sarana prasarana

6)      Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana

7)      Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

b.      Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.

1)      Tujuan penyimpanan

a)      agar barang tiddak cepat rusak

b)      agar tidak terjadi kehilangan barang

c)      agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan

d)     memudahkan dalam pengawasan

e)      memudahkan dalam analisis barang

2)      Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

a)      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia

b)      Pergudangan yang memenuhi syarat

c)      Sifat barang yang disimpan

d)     Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

e)      Prosedur dan tata kerja

f)       Biaya yang tersedia

g)      Tenaga yang diperlukan

h)      Jangka waktu penyimpanan

3)      Cara penyimpanan

a)      Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis

b)      Barang disimpan dalam keadaan bersih

c)      Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi

d)     Barang disimpan di tempat yang memadai

e)      Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan

f)       Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan

g)      Barang disimpan di ruangan yang terkunci

h)      Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku persediaan

i)        Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan

c.       Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor:

1)      agar barang tidak mudah rusak

2)      agar barang tidak mudah hilang

3)      agar barang tidak kedaluarsa

4)      agar barang tidak mudah susut

5)      agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:

1)      Pemeliharaan berdasarkan waktu

a)      pemeliharaan sehari-hari

b)      pemeliharaan berkala

2)      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

a)      pemeliharaan barang bergerak

b)      pemeliharaan barang tidak bergerak

d.      Inventarisasi

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.

Tujuan inventarisasi

1)      agar peralatan tidak mudah hilang

2)      adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

3)      memudahkan dalam pengecekan barang

4)      memudahkan dalam pengawasan

5)      memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan, dimana masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku inventarisasi barang:

1)      Buku induk barang inventaris

Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

2)      Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode  barang yang telah ditentukan.

3)      Buku catatan barang noninventaris

Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belkum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang-barang yang habis pakai.

e.       Laporan sarana prasarana

Laporan saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu.

Fungsi adanya laporan adalah:

1)      Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)      sebagai pengendali persediaan

3)      memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)      sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1)      Bukti penerimaan barang

2)      bukti pembelian barang

3)      Bukti pengeluaran barang

4)      Kartu barang

5)      Kartaui persediaan

6)      Daftar inventaris

7)      Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1)      Memeriksa barang

2)      menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran

3)      menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)      menghitung pengeluaran barang

5)      menghitung sisa persediaan

6)      mencatat mutasi barang

7)      melaporkan kepada tasan atau pimpinan.

V.      MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Pengertian Personil Kantor

Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang peonil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.

B.     Macam-macam Personil Kantor

a.       Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b.      Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Staf atau Pembantu Ahli

Adalah para tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

d.      Worker atau pegawai/pekerja

Adalah karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari

C.    Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:

a.       Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

b.      Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

c.       Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dank as masuk.

d.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya serta membuat surat keluar.

e.       Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, melayani telepon masuk dan keluar.

D.    Perangkat kerja personil kantor

Umumnya fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon dll.

E.     Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor

a.      Analisis jabatan (Job analisys)

Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut.

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan (job specification) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).

Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk:

1)      Perekrutan dan seleksi karyawan

2)      Kompensasi gaji karyawan

3)      Evaluasi jabatan

4)      Penilaian prestasi kerja karyawan

5)      Pelatihan (training0

6)      Promosi dan pemindahan karyawan

7)      Organisasi

8)      Memperkaya pekerjaan

9)      Penyederhanaan pekerjaan

10)  Penempatan karyawan

b.      Rekrutmen

Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar utnuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

1)      Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki.

2)      Penetuan sumber-sumber rekrutmen

a)      Sumber internal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi spesifikasi.

Kelebihan sumber internal

(1)   Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

(2)   Loyalitas karyawan menjadi tinggi

(3)   Biaya rekrutmen dapat ditekan

(4)   Waktu perekrutan relative singkat

Kelemahan sumber internal

(1)   Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

(2)   Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

b)     Sumber eksternal

Yaitu tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:

(1)   Pelamar datang sendiri

(2)   Kantor Dinas Tenaga Kerja

(3)   Lembaga-lembaga pendidikan

(4)   Pemuatan iklan

(5)   Referensi seseorang/rekanan karyawan

(6)   Mengambil dari perusahaan lain

(7)   Nepotisme

Kelebihan sumber eksternal

(1)   Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik

(2)   Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Kelemahan sumber eksternal

(1)   Kurang ada kesempatan promosi bagi karyawan lama

(2)   Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

(3)   Waktu perekrutan lebih lama

(4)   Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

3)      Metode-metode Rekrutmen

a)      Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

b)     Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.

4)      Kendala-kendala rekrutmen

a)      Kebijakan perusahaan tentang gaji

b)      Persyaratan jabatan yang banyak

c)      Kecilnya soliditas perusahaan

d)     Metode yang digunakan dalam rekrutmen

e)      Kondisi pasar tenaga kerja

f)       Kondisi lingkungan eksternal.

c.       Seleksi

Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified (berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

1)      Proses seleksi

Penyaringan – tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan

2)      Langkah-langkah seleksi personil kantor

a)      Seleksi administratif

Yaitu seleksi persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang dikirimkan.

b)      Penarikan tenaga kerja

Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.

c)      Klasifikasi jabatan

Merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

d)     Tes dan wawancara

(1)   Tes

Tes dapat digolongkan beberapa macam yaitu:

§  Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perseorangan, biasanya dengan prkatik.

§  Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis.

§  Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan

§  Tes kepribadian (personality test) yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar

§  Tes minat (interest test) yaitu tes untuk mengetahu minat pelamar

§  Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur bakat pelamar

§  Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

(2)   Wawancara

Tujuan wawancara:

§  Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja

§  Memastikan data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran

§  Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan

§  Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.

§  Ajang promosi bagi perusahaan.

e)      Penempatan personil kantor

f)       Setelah melalui proses seleksi, dan pelamar memperoleh status sebagai karyawan kemudian ditempatkan pada jabatan tertentu.

3)      Tujuan seleksi

Untuk memperoleh karyawan yang :

a)      Qualified dan professional

b)      Jujur dan disiplin

c)      Inovatif dan bertanggung jawab

d)     Cakap dengan penempatan yang tepat

e)      Kreatif dan dinamis

f)       Berdedikasi tinggi

g)      Memenuhi syarat undang-undang perburuhan

h)      Dapat bekerja sama

i)        Dapat bekerja mandiri

j)        Mudah berkembang

k)      Mempunyai budaya dan perilaku malu

4)      Kualifikasi seleksi

Kualifikasi seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis kelamin, bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama, kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.

F.     Syarat-syarat personil kantor

a.      Persyaratan pengetahuan

Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.

b.      Persyaratan keterampilan

Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

c.       Persyaratan kepribadian

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:

1)      Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya

2)      Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.

3)      Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan

4)      Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.

5)      Dapat menyimpan rahasia.

G.    Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor

a.      Pengertian pelatihan dan pengembangan

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya.

Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial).

b.      Manfaat pelatihan

1)      Meningkatkan kinerja personil kantor

2)      Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik

3)      Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif

4)      Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri

5)      Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

c.       Jenis dan Tujuan Pelatihan

1)      Supervisory training

Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.

2)      Administrative training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan etentang bagaimana mempraktikan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor

3)      Office Method Training

Adalah pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan

4)      Refreshing training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

Tujuan pelatihan secara umum adalah:

1)      Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan

2)      Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif

3)      Mengubah dan membenuk sikap karyawan

4)      Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja karyawan

5)      Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

d.      Komponen pelatihan dan pengembangan

1)      Sasaran dan tujuan harus terukur jelas

2)      Materi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.

3)      Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan

4)      Peserta harus memenuhi syarat

5)      Para pelatih (trainers) harus memenuhi syarat.

e.       Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dn pengembangan

1)      Perbedaan masing-masing karyawan

2)      Hubungan dengan analisis jabatan

3)      Motivasi

4)      Seleksi peserta pelatihan

5)      Metode pelatihan dan pengembangan

H.    Mutasi Personil Kantor

a.      Pengertian mutasi

Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertical (promosi dan dmeosi) dalam suatu organisasi

1)      Mutasi atas keinginan perusahaan

Alasan mutasi ini biasanya sebagai berikut:

a)      Perusahaan sedang berupaya menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan menunjukan bahwa mutasi bukan hanya sebagai hukuman

b)      Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak akan diberhentikan meskipun kurang cakap atau tidak mampu bekerja.

c)      Untuk penyegaran suasana, supaya tidak jenuh.

2)      Mutasi atas keinginan karyawan sendiri

Alas an mutasi ini antara lain:

a)      Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan pekerjaannya

b)      Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai

c)      Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya bahkan atasannya.

b.      Cara Mutasi

1)      Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.

Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa antara lain;

a)      Untuk memenuhi karyawan di bagian lain

b)      Untuk memenuhi keinginan karyawan disesuaikan dnegan minat, keahlian dan bidang tugas serta kemampuannya.

c)      Untuk mengatasi rasa bosan dan jenuh

d)     Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.

2)      Vertikal

a)      Promosi

Promosi adalah pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.

Manfaat promosi:

(1)   Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan

(2)   Untuk menciptakan persaingan yang sehat

(3)   Untuk membina jenjang karir karyawan

(4)   Untuk mengembangkan kemampuan karyawan

(5)   Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam perusahaan

(6)   Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju.

b)     Demosi

Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya pun lebih rendah. Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal, antara lain:

(1)   Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan sehingga perlu diberi hukuman.

(2)   Membangkang.

(3)   Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisaasi atau perampingan karyawan

(4)   Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay melebihi permintaan

(5)   Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3)      Macam-macam mutasi

a)      Ditinjau dari tempat kerja karyawan

(1)   Mutasi antar urusan

(2)   Mutasi antar seksi

(3)   Mutasi antar bagian

(4)   Mutasi antar biro

(5)   Mutasi antar instansi

b)      Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi

(1)   Production transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun

(2)   Replacement transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan

(3)   Versatility transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan  yang bersangkutan

(4)   Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift siang.

(5)   Remedial transfer yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antar karyawan

c)      Ditinjau dari masa kerja karyawan

(1)   Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan

(2)   Permanent transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap

I.       Pemberhentian Personil Kantor

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan.

a.      Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

1)      Karena karyawan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan.

2)      Karena perampingan karyawan

3)      Karena inisiatif sendiri

4)      Karena sudah mencapai usia pension

5)      Karena sakit

6)      Karena tidak cakap jasmani dan rohani

7)      Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

8)      Karena meninggal dunia

9)      Karena terkena wajib militer

10)  Karena terlibat partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari perusahaan ada dua macam yaitu:

1)      Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena pension

2)    Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal

b.      Hak dan kewajiban personil yang diberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan sawasta dan untuk karyawan negeri  berupa uang pensiun.

dilakukan sendiri oleh operator

k.      Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin

l.        Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian

m.    Penghapusan barang sebelum waktunya.