MENGOPERASIKAN DAN MERAWAT ALAT-ALAT KANTOR

A)    Perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang  yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan

Jenis-jenis perlengkapan kantor

·         Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1)      Barang habis pakai

Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai, hal ini mengandung arti bahwa barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.

Misalnya: kertas, tinta, karbon, pensil, map dsb.

2)      Barang tidak habis pakai

Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.

Misalnya: mesin tik, perforator, gunting lemari arsip, pesawat telepon dll.

·         Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung dan sebagainya.

Istilah-istilah perlengkapan kantor:

·         Bekal kantor (Office Supplies)

Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya: kertas, tinta, karbon dll

·         Mesin-mesin kantor (Office Machine)

Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik.

Macam-macam mesin kantor antara lain:

a.       Mesin tik (type writer)

b.      Mesin dikte (Dictating Machine)

c.       Mesin hitung (calculating machine)

d.      Mesin keperluan surat menyurat (Mailing equipment)

e.       Mesin pengganda dokumen ( Duplicator/copier)

f.       Mesin komunikasi (Comunication Equipment)

·         Peralatan kantor (Office Appliances)

Adalah segenap alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.

v  Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson adalah:

§   Bak surat (desk tray)

§   Kalender meja (desk calendar)

§   Mistar (ruler)

§   Pena (pens)

§   Tangkai pena (pens holder)

§   Pensil (pencil)

§   Pensil warna (colored pencil)

§   Penghapus pensil (eraser)

§   Kertas isap (blotter)

§   Gunting

§   Stapler

§   Bak untuk jepitan kertas

§   Bak untuk jarum

§   Bak untuk karet gelang

§   Jepitan berkas (binder)

§   Cap tanggalan (band dater)

§   Bantalan cap (stamp pad)

§   Formulir permintaan keperluan tulis menulis.

v  Macam-macam peralatan yang termasuk mesin kantor sudah disebutkan di atas.

·         Perabot kantor (Office Furniture)

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.

Macam-macam perabot yang paling utama adalah:

1)      Meja tulis, meja mesin tik dan meja komputer

2)      Kursi

3)      Lemari yang dapat dikunci

4)      Rak buku/arsip

5)      Box, peti kayu.

Syarat-syarat meja kantor

1)      Dari meja sampai permukaan lantai tidak seluruhnya tertutup, agar peredaran udara dapat berlangsung secara lancar.

2)      Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak menyilaukan mata para pegawai yang memakainya.

3)      Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan

Meja kantor dapat dibedakan sebagai berikut:

§  Menurut bahan yang digunakan:

1)      Meja kayu digunakan untuk meja tulis

2)      Meja metal, baiasanya diproduksi oleh pabrik dan terbuat dari metal atau baja tipis untuk meja tulis.

§  Menurut ukuran dan fungsinya:

1)      Meja besar atau satu biro, yaitu meja yang mempunyai ukuran sebagai berikut:

a.       Panjang 121,5 cm atau 130 cm

b.      Lebar 71 cm atau 80 cm

c.       Tinggi 74 cm

Meja tersebut biasanya digunakan oleh direktur

2)      Meja sedang atau meja setengah biro, yaitu meja yang mempunyai ukuran:

a.       Panjang 96,5 cm

b.      Lebar 71 cm

c.       Tinggi 71 cm

Meja tersebut biasanya digunaka oleh kepala bagian

3)      Meja biasa yaitu meja yang dipakai oleh pegawai biasa, meja tersebut memiliki ukuran

a.       Panjang 120 cm

b.      Lebar 70 cm atau 72 cm

c.       Tinggi 75 cm

4)      Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out. Untuk meja tik tingginya lebih rendah dari meja biasa, kurang lebih 62 cm.

5)      Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, meja rapat pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan.

Persyaratan untuk kursi yang baik menurut Prof Ralph Barnes adalah:

1)      Kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pemakai.

2)      Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka baja serta tempat duduknya dari kayu

3)      Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang

4)      Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.

Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi rendahnya termasuk kursi yang baik dan paling enak dipakai untuk berbagai pekerjaan kantor. Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak membaca, sebaiknya kursi kerjanya berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih.

·         Perabot kantor tempelan (office Fixture)

Adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya: lemari, rak yang menempel dinding.

·         Hiasan kantor (Office Ornament)

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan dalam kantor.Misalnya lukisan/gambar-gambar, bunga, akuarium, lampu hias, dll

·         Pesawat kantor

Adalah semua mesin komunikasi yang membantu kegiatan komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi diantaranya:

a.       Intercom

b.      Telepon

c.       Handphone

d.      Switchboard

e.       Loudspeaking telephone

f.       Dictaphone

g.      Teleks

h.      Faxcimile

·         Alat Bantu peraga (audio visual aids)

Adalah alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi anatara pendengar dan penyaji. Berikut adalah contoh-contoh alat bantu peraga:

a.       Tape recorder

b.      VCD/DVD player

c.       Radio

d.      Televisi

e.       Slide projector

f.       Film

g.      Over head projector

h.      Proyektor LCD

i.        Chalk board dan white board

j.        Grafik dll

B)    Pengadaan Perlengkapan Kantor

1.      Pengertian pengadaan perlengkapan kantor

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .

Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

a.       Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan

b.      Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan

c.       Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

d.      Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan

e.       Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan

f.       Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan.

2.      Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

a.       Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang

b.      Petugas memeriksa persediaan barang digudang

c.       Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.

d.      Meminta persetujuan kepada pimpinan

e.       Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian

f.       Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.

g.      Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan  buku penerimaan barang

h.      Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.

3.      Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakai

Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk meperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

a.       Buku induk barang inventaris

Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor  dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama               : ……………………..

Alamat                        : ……………………..

No. Urut

Tanggal Pembukuan

Kode Barang

Nama Barang

Ket.Barang (merk, ukuran dsb)

Jumlah

Nama Satuan

Tahun Pembuatan

Asal Barang

Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan barang

Keadaan Barang

Harga

Ket.

b.      Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk  mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai)

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama                           : ……………………..

Alamat                                    : ……………………..

Golongan Barang        : ……………………..

Kode Barang               : ……………………..

No. Urut	No. Urut Buku Induk	Kode Barang	Nama Barang	Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran)	Jumlah	Nama Satuan	Tahun Pembuatan	Keadaan Barang	Harga	Lokasi	Ket.

c.       Buku catatan barang non inventaris

adalah buku yang digunakan  mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama                           : ……………………..

Alamat                                    : ……………………..

No. Urut

Nama Barang

No. Kartu Stock

Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran)

Jumlah

Nama Satuan

Tahun Pembuatan

Asal Barang

Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan dokumen

Keadaan barang

Harga

Ket.

Satuan

Jumlah

C)    Menggunakan Peralatan Kantor

1.      Stop map (folder)

Adalah alat berukuran folio yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah, atau catatan yang biasanya sedang dalam proses atau hanya untuk sementara. Stop map mempunyai lipatan ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen.

2.      Sneelhecter map

Adalah map dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-surat atau warkat yang telah diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan alat pelubang kertas yaitu perforator.

3.      Ordner

Alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah diproses. Alat ini hampir sama dengan sneelhecter map dengan daya tampung yang lebih banyak.

4.      Letter Opener

Merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor yang menerima surat ± 1000 buah setiap harinya.

5.      Numbering machine ( Mesin pemberi nomor)

Merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk memberi nomor, baik pada surat maupun pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.

6.      Paper clip (jepitan kertas)

Merupakan alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

7.      Staples remover (pengungkit staples)

Alat yang digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan warkat sehingga terlepas lagi menjadi lembaran.

8.      Nietjes atau staples

Alat yang berupa kawat yang dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukan pada stapler atau hecht machine.

9.      Stapler (Hect machine)

adalah alat yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar rapid an tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu lembar.

10.  Spindle file (tancapan warkat)

Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas sehingga dapat berdiri dan diletakan di atas meja.

11.  Cap tanggal (stamping date)

Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal dari suatu hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.

12.  NCR paper (No Carbon Required paper)

Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas  (tulisan) apabila terkena tekanan, sehingga dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon.

13.  Perforator (pelubang kertas)

Perforator disebut juga Punched Card Machine merupakan alat yang digunakan untuk melubangi kertas sehingga mudah disimpan dalam sneelhecter map.

Cara menggunakan perforator:

a.       Lipat kertas yang akan dilubangi, pada bagian tengah sisi kiri untuk mendapatkan titik tengah dan rapikan kertas.

b.      Masukan kertas pada perforator, dan paskan pada petunjuk alat yang menunjukan garis tengah, sampai tepi kertas menyentuh batas kertas pada perforator.

c.       Tekan perforator sampai berlubang.

14.  Komputer

Secara umum computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat  sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

a.       Hardware (perangkat keras)

§  CPU

Merupakan otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk, VGA card, sound card yang tersusun di atas sebuah motherboard.

§  Monitor

Adalah layar sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.

§  Keyboard (papan tuts)

Yaitu bagian computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang berfungsi untuk in put data ke CPU.

§  Mouse

Digunakan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan meilih obyek.

Peralatan pelengkap computer dalam hal ini hardware:

§  CD/DVD ROM Drive

Alat yang digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan melihat pada monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan kabel yang terhubung dengan komputer.

§  CD/DVD

Adalah sebuah pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada walnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca dan tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan CD/DVD-RW.

§  USB Flash Drive

Sering disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih awet dan lebih banyak menyimpan data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya karena ukuranny yang kecil sehingga flash disk mudah jatuh,  hilang atau tercecer.

b.      Software (perangkat lunak)

Software diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang biasanya digunakan computer dengan system windows:

§  Microsoft word (pengolah kata)

Suatu program atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit naskah, membuat table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi.

§  Microsoft Excel (pengolah angka)

Program ini digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan atau berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.

§  Microsoft Access (pengolah data)

Program ini digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.

§  Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)

Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD Projector.

c.       Brainware

Adalah personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.

15.  Printer

Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik di atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:

a.       Dot matriks printer

Sistem kerja printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin ketik.Printer dot matriks masih banyak digunakan karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan system impact hasil ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu dot matriks juga dapat digunakan untuk kertas bersambung (continous paper) maupun untuk kertas khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah dot matriks menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak grafik, maupun foto serta lambat dalam mencetak.

b.      Ink Jet Printer

System kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya lebih halus dan detail. Printer ink jet dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge. Kekurangannya adalah adalah rentan air, oleh karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu sebelum digunakan. Hasil cetakan tinta refill juga kulitas cetaknya jauh dibawah tinta asli.

c.       Laser printer

Printer ini mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro magnetic seperti pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya karena sebuah cartridge toner bisa menghasilkan ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi, sampai ratusan halaman per menit, dan hasilnya amat tajam.

16.  Mesin Tik Manual

Mesin tik dikenal ada 3 model yaitu:

a.       Mesin tik standar

Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran mulai dari 13” sampai dengan 27”.

b.      Mesin tik semi standar

Mesi tik berukuran gandaran 13” dilengkapi tabulator penuh.

c.       Mesin tik portable

Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran antara 9,5” hingga 10”. Mesin ini praktis karena dapat di bawa kemana-mana.

17.  Mesin Tik Elektrik

Adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan tenaga listrik. Cara bekerjanya hampir sama dengan mesin tik manual, hanya saja tulisan yang akan kita ketik dapat disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila sudah yakin untuk dicetak tinggal tekan tombol enter.

18.  Mesin fotokopi

Adalah alat yang untuk menggandakan dokumen yang juga bisa memperbesar dan memperkecil ukuran dari yang asli. Mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang mendekati aslinya tetapi berwarna hitam dan putih.

19.  Mesin penghancur dokumen/kertas

Mesin ini digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain

Cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:

a.       Siapkan kertas yang akan dihancurkan, tetapi terlebih dahulu hilangkan paper clip atau staples yang ada pada kertas

b.      Nyalakan mesin dnegan menekan tombol on.

c.       Masukan kertas yang akan dihancurkan.

d.      Jika sudah selesai tekan tombol off, dan ambil potongan kertas dari kotak untuk dibuang.

20.  Mesin stensil

Adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master yang disebut dengan stensil sheet.

21.  Overhead Projector (OHP)

Merupakan media komunikasi visual yang dipegunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparency film yang diletakan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Transparancy film adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik

22.  LCD Projector

Alat yang digunakan untuk memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari computer ke layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital oleh karena itu alat ini harus dihubungkan dengan alat digital seperti kamera, computer, laptop.

Cara pengoperasian LCD Projector:

a.       Pasang layar putih di depan LCD

b.      Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA in pada prroyektor LCD lalu hubungkan ujung lainnya dengan konektor VGA computer.

c.       Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor LCD dan ujung lainnya dengan sumber listrik.

d.      Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor LCD terlebih dahulu daru nyalakan computer.

e.       Sesuaikan posisi fokus dan zoom.

23.  Mesin scanner

Merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dll. Hasil pemindaian akan ditransfer ke computer sebagai data digital. Komputer juga harus diinstall dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan. Cara penggunaan scanner:

a.       Scanner dihubungkan ke computer dan nyalakan tombol kontak.

b.      Buka aplikasi scanner yang ada di computer

c.       Buka tutup scanner lalu masukkan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di computer secara otomatis menscan data tersebut dan menaruhnya di dalam computer.

24.  Mesin Binding

Merupakan mesin yang digunakan untuk menjilid buku atau laporan dengan menggunakan kawat penguat yang berbentuk spiral atau plastic yang berbentuk spiral. Penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm, tergantung pula pada besar atau kecilnya kawat/plastic spiral yang digunakan.

25.  Mesin absensi

Merupakan mesin yang digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan dapat dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan). Ada 3 jenis mesin absensi semacam ini, yaitu:

a.       Yang menggunakan kartu absensi

Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukan waktu pada saat itu.

b.      Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dnegan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetic (biasanya terdapat di samping atau di atas mesin)

c.       Dan yang menggunakan pengenal sidik jari

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat untuk men-scan sidik jari.

26.  Facsimile

Merupakan mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan system komunikasi sambungan kabel.

27.  Cara penggunaan facsimile:

Mengirim facsimile:

a.       Letakan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya.

b.      Memasukan nomor yang dituju dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual.

c.       Setelah itu tekan tombol start.

Menerima facsimile:

a.       Angkat gagang telepon

b.      Tekan start jika terdengar bunyi facsimile (bunyi beep)

c.       Ketika muncul tulisan receive pada layar telepon, letakan gagang telepon.

30.  Multi Function Device (MFD)

Mesin ini disebut juga All In One (AiO) yaitu mesin yang memiliki beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus, diantaranya fungsi print, facsimile, scan dan fotokopi serta telepon.  Sebagian MFD bshksn berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.

D)    Perawatan Peralatan Kantor

Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.

Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:

a.       Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi

b.      Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.

c.       Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.

d.      Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang

e.       Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.

f.       Pemakaian yang kasar

g.      Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan

h.      Kehilangan atas alat-alat kecil

i.        Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya

j.        Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat

materi pelajaran 2

MEMELIHARA STANDAR PRESENTASI PRIBADI

1.      Pentingnya Grooming dalam Penampilan Prima

• Pengertian grooming adalah penampilan diri seseorang yang terjaga dan selalu rapi.
• Grooming dalam penampilan prima adalah penampilan diri seorang petugas pelayanan pada saat dia bekerja memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.
• Cara agar berpenampilan yang menimbulkan kesan yang menarik adalah

a.       Berpenampilan bersih dan rapi

b.      Tampillah dengan menarik

2.      Arti dan Pembentukan Kepribadian

Kepribadian adalah semua corak kebiasaan manusia yang terhimpun dalam dirinya yang digunakan untuk bereaksi serta menyesuaikan diri terhadap rangsangan baik yang datang dari luar maupun dari dalam.

Perkembangan kepribadian bersifat khas, unik, dan dinamis. Artinya, selama individu masih hidup, belajar dan bertambah pengetahuan, pengalaman, serta ketrampilannya maka ia akan semakin matang dan mantap kepribadiannya.

Menurut Sigmund Freud (sarjana psikologi Jerman) menyebutkan bahwa kepribadian  (jiwa) dibentuk oleh 3 kekuatan, yaitu :

1.      Id (ech) yaitu nafsu/ keinginan, berisi dorongan-dorongan primitif yang belum dipengaruhi oleh kebudayaan atau hasil belajar.

Contoh : dorongan sex, agresi, amarah, dan yang bersifat traumatik.

2.      Super ego (uber ich), yaitu akal sehat, berisi dorongan-dorongan untuk berbuat baik sebagai hasil belajar thd kebudayaan.

3.      Ego (ich) yaitu perilaku/ tindakan, adalah sistem energi yang langsung berhubungan dengan dunia luar.

Frued juga menjelaskan bahwa untuk menyalurkan dorongan-dorongan primitive yang tidak dibenarkan oleh superego maka ego mengembangkan mekanisme pertahanan diri dalam diri manusia, yaitu sebagai berikut:

1.      Repression (represi). Sesuatu pengalaman yang menyakitkan akan ditekan ke alam ketidaksadaran

2.      Reaction formation (pembentukan reaksi). Individu bereaksi sebaliknya dari apa yang diinginkan agar tidak melanggar norma.

3.      Displacement (penempatan diri yang tidak tepat). Pihak ketiga yang menjadi sasaran oleh karena ia tidak mampu melakukannya kepada orang kedua.

4.      Projection (diproyeksikan) Kesalahan sendiri dilempar kepada orang lain.

5.      rationalization (mencari pembenaran). Mencari alas an yang masuk akal untuk menutupi kesalahannya.

6.      Surpression (menekan diri).Menekan dorongan atau keinginan yang dianggap membahayakan dan melanggar norma-norma ke dalam alam ketidaksadaran.

7.      Sublimation (mencari tindakan yang lebih sesuai) Dorongan atau keinginan yang tidak dibolehkan super ego (akal sehat) tetap dilakukan dengan tindakan yang lebih sesuai dengan norma yang berlaku.

8.      Compensation (kompensasi). Menutupi kekurangan dengan cara berprestasi di bidang lain.

9.      Regression (Regresi) menghindari kelemahan atau kegagalan dengan cara kembali ke taraf yang lebih rendah.

Tipe-tipe Kepribadian menurut Jung :

·         Berdasarkan fungsinya :

a.       Kepribadian Rasional, yaitu kepribadian yang dipengaruhi oleh akal sehat.

b.      Kepribadian Intuitif, yaitu kepribadian yang dipengaruhi oleh firasat atau perasaan kira-kira

c.       Kepribdian Emosional, yaitu kepribadian yang dipengaruhi oleh perasaan.

d.      Kepribdian Sensitif, yaitu kepribadian yang dipengaruhi oleh kekuatan pancaindera sehingga cepat bereaksi.

·         Berdasarkan reaksi thd lingkungan :

a.       Kepribadian Ekstrovert, yaitu keribadian yang bersifat terbuka, berorientasi ke dunia luar, sehingga sifatnya ramah, senang bergaul, dan mudah menyesuaikan diri.

b.      Kepribadian Introvert, yaitu kepribadian yang bersifat tertutup dan berorientasi kepada diri sendiri, sehingga sifatnya pendiam, jarang bergaul, suka menyendiri, dan sukar menyesuaikan diri.

c.       Kepribadian Ambivert, yaitu kepribadian campuran yang tidak dapat digolongkan ke dalam kedua tipe tersebut di atas oleh karena sifatnya bervariasi.

·         Ciri-ciri kepribadian yang baik, diantaranya :

a.       Adanya pengendalian diri dan pengendalian hawa nafsu

b.      Adanya mawas diri atau introspeksi diri

c.       Jujur dalam sikap dan perbuatan

·         Faktor yang membentuk kepribadian

a.       faktor biologis

b.      faktor kultural dan peradaban

c.       faktor kekeluargaan

d.      faktor sosial dan lingkungan

3.      Cara mengendalikan / mengetahui kekuatan pribadi

§  Kekuatan pribadi adalah kemampuan  atau potensi diri yang dimiliki oleh seseorang, yang masih terpendam di dalam dirinya yang menunggu untuk diwujudkan menjadi suatu manfaat nyata dalam kehidupan diri manusia.

§  Pribadi manusia menurut Sujanto dkk, tumbuh dari 2 kekuatan pribadi :

a.       Kekuatan dari dalam yang dibawa sejak lahir

b.      Kekuatan dari luar / faktor lingkungan

§  Penggalian kekuatan pada pribadi kita akan menghasilkan pengetahuan tentang bakat, minat, sikap dan kreatifitas.

1.      Bakat ( aptitude )

Berdasarkan referensi ada beberapa jenis bakat, yaitu :

a.       Bakat verbal, diungkapkan dalam bentuk kata-kata

b.      Bakat  numerikal, diungkapkan dalam bentuk angka

c.       Bakat skolastik, kombinasi kata dan angka.

d.      Bakat abstrak, bakat yang bukan angka dan kata, bentuknya pola, rancangan, diagram dsb.

e.       Bakat mekanik, tentang prinsip IPA, tata kerja mesin.

f.       Bakat relasi ruang, mengamati

g.      Bakat kecepatan, ketelitian klerikal

h.      Bakat bahasa

2.      Minat

Minat adalah usaha dan kemauan untuk mempelajari dan mencari sesuatu

  Minat biasanya berhubungan dengan bakat dan keadaan lingkkungan yang mempengaruhinya.

3.      Sikap

Sikap merupakan hasil pembelajaran dan praktek ditambah dengan perubahan perilaku yang sesuai dengan sikapnya.

4.      Kreatifitas

Adalah potensi seseorang untuk memunculkan sesuatu yang baru.

Cara memanfaatkan kekuatan pribadi

a.       Berfikir dan bertindak seperti orang yang anda kagumi

b.      Memiliki prinsip / acuan perilaku yang kuat

c.       Tidak mudah terpengaruh oleh ejekan yang sifatnya sesaat.

d.      Berdisiplin, konsekuen, dan konsisten dalam berbuat baik.

e.       Mampu mengendalikan dan menjaga stabilitas emosi dsb.

Cara membangkitkan kekuatan pribadi

a.       Disiplin dalam hidup sehari-hari

b.      Dapat mengendalikan emosi

c.       Bertanggungjawab terhadap pekerjaan dan mempunyai sifat ingin meringankan tugas orang lain.

d.      Senantiasa tampil mempesona

e.       Berusaha melakukan kebiasaan yang baik, antara lain sbb :

1.      Senantiasa menepati janji

2.      Hadir di tempat kerja tepat waktu

3.      Menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal yang telah ditentukan

4.      Selalu memperhatikan kebersihan dan keindahan lingkungan

5.      Berusaha menyampaikan informasi yang benar

4.      Etika Profesi

·         Merupakan norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah dan ukuran-ukuran yang diterima dan ditaati para pegawai / karyawan.

·         Tata krama yang baik secara umum.

Tata krama atau etiket yaitu tata cara pergaulan antar manusia yang meliputi aturan-aturan, sopan-santun, tata tertib yang harus dipatuhi dalam pergaulan.

5.      Bahasa Tubuh

·         Bahasa tubuh  mencakup kepribadian dan berbagai ungkapan atau gerak tubuh, mulai dari mengedipkan mata sampai bahasa isyarat yang dibuat oleh orang tuli untuk menyatakan maksudnya.

·         Beberapa tips bahasa tubuh dari James K.Van Fleet :

a.       Berdiri tegak, dengan dada ditonjolkan ke depan berarti mempunyai rasa percaya diri.

b.      Tampak rileks, hindari kesan panik dengan berhenti mencoret kertas saat rapat atau dengan cara menarik nafas dalam-dalam dan hembuskan perlahan.

c.       Pertahankan  ekspresi netral dan menyenangkan saat berhadapan dengan orang lain.

d.      Tatap orang langsung dimatanya, yang menunjukkan citra yang kuat.

e.       Lindungi wilayah anda

f.       Gerakkan tangan atau lengan untuk menegaskan sesuatu secara efektif.

g.      Pertemukan ujung-ujung jari.

·         Cara membangkitkan komunikasi Non Verbal yaitu :

Komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori benda lainnya, komunikasi dengan gerak isyarat dan dengan gerakan tubuh.

Ada 3 tingkah laku non verbal yang sering mewarnai komunikasi yaitu : kinetik (gerak), paralinguistik dan proksemik.

a.       Perilaku kinetik meliputi gerak tubuh, seperti gerakan badan, anggota tubuh, ekspresi wajah, gerak mata, dsb.

Contoh :

-          Kontak mata langsung menunjukkan adanya kesiapan dalam wawancara / hubungan interpersonal.

-          Mata berkerut, menunjukkan tengah berfikir, sedang bingung.

-          Tangan diangkat dengan jari dikepalkan, menunjukkan siap / keberhasilan.

b.      Paralinguistik

Adalah jenis komunikasi yang berkaitan dengan cara bagaimana seseorang mengucapkan / menyampaikan pembicaraan dan sekaligus menunjukkan keadaan emosi dan sikapnya.

c.       Proksemik

Adalah keterkaitan individu yang berhubungan dengan keadaan dari dalam lingkungan / ruangan.

           

                        Tata Krama dalam Jamuan Bisnis (Table Manner)

Etiket atau tata krama dalam acara jamuan bisnis antara lain :

h.      Datang tepat pada waktunya acara

i.        Sebelum acara jamuan makan dimulai sebaiknya dimulai dengan saling memperkenalkan diri.

j.        Saat jamuan makan dimulai, kita mengambil tempat duduk dan bersiap-siap meletakkan serbet di atas pangkuan kita.

k.      Matikan alat-alat komunikasi agar tidak mengganggu.

l.        Tidak meletakkan benda-benda pribadi di atas meja.

m.    Dahulukan penggunaan alat-alat makan seperti sendok, pisau, garpu, yang dimulai dari urutan paling luar di sisi kiri dan kanan.

n.      Minuman diletakkan di sisi kanan, sedangkan salad, roti di sebelah kiri.

o.      Jaga irama/kecepatan makan kita, jangan terlalu cepat dan bernafsu, dan sebaliknya jangan terlalu lamban.

p.      Selesai makan, lipatlah serbet kemudian letakkan di meja sisi kiri kita.

q.      Jangan bersendawa terlalu keras hingga rekan bisnis kita mendengar, jangan menguap tanpa menutup mulut.

r.        Apabila anda wanita jangan meninggalkan noda lipstick pada gelas dan jangan membetulkan make up wajah dihadapan rekan bisnis.

s.       Tidak merokok di ruang ber AC

t.        Jangan sekali-kali berkumur setelah bersantap dan saat masih di meja makan.

u.      Hindari berbicara pada saat kita mengunyah makanan.

·         Jenis jamuan bisnis

a.       Jamuan bisnis dengan hidangan makanan ringan, antara lain :

-          Coffee morning                       - jam 10.00 – 11.00 WIB

-          Tea party / afternoon tea         - jam 16.00 – 17.00 WIB

-          Coktail party                           - jam 18.00 – 19.00 WIB

b.      Jamuan bisnis dengan hidangan makanan lengkap, antara lain :

-     Lunch                                      - jam 11.00 – 13.00 WIB

-     Dinner                                     - jam 18.00 – 22.00 WIB

·         Perlengkapan bersantap dalam jamuan bisnis

1.      Silverware/cutlery

ü  Steak knife                              Soup spoon

ü  Dessert knife and fork              Butter spreader

ü  Fish knife and fork                   Tea spoon

ü  Dinner knife and fork

2.      Glassware

ü  Beer glass                                Wine glass

ü  Juice glass                               Champagne glass

ü  Mug                                         Water goblet

3.      Chinaware

ü  Fish plate                                 Bread and butter plate           

ü  Dessert plate                           Egg stand/ cup

ü  Dinner plate                            Sugar bowl

ü  Show plate                              Coffee cup and soucer

4.      Linen

ü  Table cloth                              Napkin

ü  Skirt                                        Side towl

ü  Moulton

5.      Furniture

ü  Meja

ü  kursi

ariomsano/2012/smkn1kebumen